4

Samenwerken kan niet zonder cruciale gesprekken.

Cruciale gesprekkenIeder strategisch partnership komt vroeg of laat onder spanning te staan.  Samenwerking is te vergelijken met een kwetsbare machine. In een machine zorgen stof en vuil ervoor dat de machine slijt, stroever gaat lopen en soms zelfs vastloopt of uit elkaar vliegt. Ook samenwerking is gevoelig voor vervuiling, slijtage en soms zijn er ‘vastlopers’. Gedoe zorgt voor verstoringen in samenwerking en relaties. Die verstoringen zijn onvermijdelijk en dus ook normaal. Het gedoe ontkennen of er voor weglopen, is niet alleen schadelijk voor je samenwerking maar ook overbodig.

Je moet daarom op tijd onderhoud plegen en gedoe zo vroeg mogelijk benoemen en aanpakken. Dat betekent niet dat je op alle slakken zout legt, maar dat je alert bent op (dreigende) missers en misstanden.  Er is maar één manier om lastige kwesties op een effectieve manier op te lossen: je zult het moeten bespreken...met de mensen die er bij betrokken zijn!

Als je gaat samenwerken en je wilt er het beste van maken, kun je niet om het voeren van cruciale gesprekken heen. Een cruciaal gesprek is een gesprek dat:

  • gevoerd moet worden om een situatie die minstens één van de deelnemers wil verbeteren ook daadwerkelijk te kunnen verbeteren;
  • kan mislukken en in dat geval tot (nog meer) ongemak of tot (nog grotere) schade leidt.

 Een cruciaal gesprek is succesvol als het de beste oplossing of de beste beslissing oplevert. Die beste oplossing kan overigens ook zijn dat je de samenwerking beëindigt. Als je dat laatste goed doet, blijf je niet met een eeuwige vete zitten maar laat je elkaar gewoon los.

Een succesvol cruciaal gesprek heeft vier eigenschappen:

  1. Belangen wegen zwaarder dan standpunten en meningen (uitgangspunt);
  2. Organisatie in plaats van chaos (vorm);
  3. Focus op zowel resultaten als relaties (doel);
  4. Assertief gedrag, niet passief of agressief (gedrag).

1. Belangen wegen zwaarder dan standpunten en meningen
Een samenwerking  begin je omdat je verwacht dat je samen meer bereikt dan ieder voor zich. Het is verstandig om altijd voor ogen te blijven houden welke belangen daarbij een rol spelen. Je kunt bijvoorbeeld samenwerking zoeken omwille van gewenste invloed, vanwege prijsvoordeel door schaalgrootte, om kennis te kunnen delen enzovoort.

Gedoe gaat het zelden over die belangen zelf. Het gaat bijna altijd over de invulling ervan. Als je je vastbijt in je standpunt over die invulling en je mening doordrukt, ga je voorbij aan het bestaansrecht van jullie partnership.

In een cruciaal gesprek bereik je de beste oplossing als je vasthoudt aan je belang, maar bereid bent je standpunt los te laten. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden…als je maar in Rome komt!

 2. Organisatie in plaats van chaos
Onverwachte gebeurtenissen en hoog oplopende emoties zorgen ervoor dat gedoe vaak gepaard gaat met chaos. De uitkomst van een cruciaal gesprek wordt daar slechter van. Zorg dus dat je een cruciaal gesprek goed organiseert. Dat betekent bijvoorbeeld dat je je niet direct in een verhit gesprek laat meezuigen, maar iets zegt in de trant van ‘Je hebt gelijk, we moeten het hier over hebben. Dat gaan we dus ook doen. Ik ben daar nu niet goed op voorbereid. Daarom wil ik nu met je afspreken wat we precies gaan bespreken, wanneer en wie we er nog meer bij nodig hebben.’

De afbakening van het gesprek, het zorgvuldig kiezen van de deelnemers en het eventueel regelen van een gespreksleider bespaart je veel ellende. 

Om te bepalen wie er aan het gesprek moeten deelnemen, kun je de volgende vragen gebruiken:

  • Wie zijn er direct (of het meest) betrokken?
  • Wie kunnen de benodigde beslissingen nemen?
  • Wie hebben er verstand van?
  • Wie moeten er iets aan gaan doen?
  • Wie moeten eventuele kosten gaan betalen?
  • Met hoeveel mensen kunnen we dit gesprek nog effectief voeren?

Overigens is het verstandig om de organisatie zo simpel en klein mogelijk te houden. Als je je maar bewust bent van draagvlak, sociale veiligheid, voldoende kennis en beslissend vermogen van de mensen waarmee je het gesprek voert.

3. Focus op zowel resultaten als relaties
Veel mensen denken dat ze moeten kiezen tussen de beste resultaten óf plezierige relaties. Omwille van de relatie accepteren ze mindere resultaten. Sommigen accepteren weer slechtere relaties als de prijs die je nu eenmaal voor goede resultaten betaalt. Op die manier werken ze niet samen maar schipperen en sjoemelen ze voortdurend met hun ambitie. Dat leidt tot compromissen en openstaande emotionele bankrekeningen. De latente onvrede die daardoor ontstaat, vormt een ondergrondse dreiging voor de samenwerking.

Het is daarom beter om zowel op de resultaten als op de relatie in te zetten. Dat doe je door alternatieven te zoeken in plaats van compromissen te sluiten. Als mensen elkaar versterken, komen hun belangen niet in de knel en blijft hun relatie intact. Als mensen elkaar niet versterken of zelfs verzwakken, kunnen ze de samenwerking beter beëindigen. Het zal duidelijk zijn dat het oprecht zoeken naar alternatieven alleen werkt als mensen in elkaar geïnteresseerd zijn en hun belangen vasthouden, maar hun meningen ter discussie durven te stellen.

4. Assertief gedrag, niet passief of agressief
Strategische partnerships zijn geen gelegenheidscoalities van de soort ‘baat het niet dan schaadt het niet’. Samenwerken heeft een strategisch belang. Je doet het om je ambities te realiseren. Daar kun je alleen rendement uit halen als je bereid bent om zelf ook een maximale bijdrage te leveren. Dat doe je door zelf volwaardig mee te doen én dat anderen ook te laten doen.

Als je stil blijft of wegduikt, kom je zelf niet uit de verf, maar lever je ook geen bijdrage aan het vinden van de beste oplossing of het nemen van de beste beslissing. Doordat je samenwerkingspartners niet kunnen profiteren van jouw kennis en inzichten blijft de groep dommer dan noodzakelijk.

Als je juist agressief of dominant bent, zit je anderen in de weg als zij hun bijdrage  willen leveren. Bovendien profiteren jullie dan niet van hun intelligentie en ervaring. Door agressief gedrag blijft de groep dus ook dommer dan zou kunnen.

Er is maar één type gedrag dat goed is voor een effectieve samenwerking: assertief gedrag. Je herkent assertieve mensen als volgt:

  • Ze zijn direct. Niet bot.
  • Ze zijn zelfbewust. Niet arrogant.
  • Ze spreken met een krachtige toon. Niet met een scherpe of verwijtende toon.
  • Ze luisteren naar wat anderen te zeggen hebben. Ze drukken niet hun eigen zin door.
  • Ze spreken mensen aan. Ze zeiken niemand af.
  • Ze zoeken in iedere situatie naar de beste oplossing en de beste beslissing. Ze geven niemand de schuld en gebruiken geen verbaal geweld.

De gulden middenweg van de assertiviteit helpt je om de gezamenlijke intelligentie zo goed mogelijk te gebruiken. Dat is onmisbaar voor een sterk partnership.

Tenslotte
Ik hoop dat deze blog post je helpt om in te zien dat lastige kwesties onvermijdelijk, heel hinderlijk én oplosbaar zijn. Ik wens je de moed om jouw belangen en jullie gezamenlijke ambitie serieus te nemen door alle lastige kwesties effectief te bespreken. Zwijgen lost niets op en van schreeuwen wordt het ook niet beter…

Veel succes!

 

Categories: managementboek, Samenwer